آیین نامه وجین کتابخانه مرکزی و مرکز نشر و اسناددانشگاه علوم پزشکی ایلام
ماده ۱- تعريف
وجين فرآيندي است كه از طريق آن كتاب هاي زائد و يا بي استفاده از مجموعه خارج مي‌شود.

ماده ۲- هدف
از آنجا كه مجموعه كتابخانه يك ارگانيسم در حال رشد محسوب مي‌گردد، لذا از طريق وجين از انباشته شدن كتاب‌هاي زائد و بي استفاده جلوگيري می‌شود و فضاي لازم براي كتاب‌هاي جديد و رشد مجموعه فراهم خواهد شد.

ماده ۳- اهميت
اگر به مجموعه كتابخانه بطور مداوم اضافه شود و هيچ چيز از آن كم نشود، زماني فرا مي‌رسد كه ديگر جايي براي كتب جديد وجود نخواهد داشت. اين امر موجب مي‌شود کتاب‌های جدیدبه دلیل کمبود فضا به ندرت خریداری شوند و دسترسي به مواد مجموعه چنان براي استفاده كنندگان دشوار شود كه نمي‌توانند آنچه را مي‌خواهند بيابند و بناچار دست از بهره جويي از مجموعه بر مي‌دارند چرا که نه تنها منابع به روز نیستند بلکه یافتن کتابهای قدیمی و فرسوده میان حجم زیادی از کتاب و قفسه های فشرده کار را برای کاربران و کتابداران دشوار می‌سازد.
ماده ۴- ضوابط و معيارها
‌أ. وضع ظاهري: كتابهاي مندرس با وضع و شرايط نامناسب را مي‌توان از مجموعه خارج نمود، اما در صورتي كه از كتابهاي پرمراجعه كننده باشند، مي بايست با نسخه هاي جديد جايگزين شوند.
‌ب. نسخه تكراري: اين مورد شامل كتابهايي است كه بدون دليل بيش از حد لزوم نسخه هاي تكراري آنها در مجموعه گردآوري شده است و يا مربوط به كتاب‌هايي است كه بنا به شرايط و موقعيت زماني، از عناوين پرمراجعه بوده‌اند و بنابراين از آن‌ها نسخه‌هاي تكراري تهيه و در مجموعه قرار داده شده است، اما در شرايط فعلي اهميت موضوعي خود را از دست داده‌اند و يك نسخه از آن نيز در مجموعه كفايت مي‌نمايد، لذا نسخه هاي تكراري بايد از مجموعه وجين شوند.
‌ج. ويرايش‌هاي كهنه تر و منسوخ: اين معيار بيشتر در خصوص كتب علمي صدق مي‌كند كه ويرايش قديمي با ورود ويرايش جديدتر منسوخ مي‌گردد، لازم است كه ويرايش قديمي از مجموعه وجين شود.
‌د. محتواي قديمي و كم ارزش: بعضي از كتاب‌هاي علمي پس از مرور سال‌ها، اعتبار محتوايي خود را از دست مي‌دهند و كم ارزش مي‌شوند. مثلاً در مورد زبانهاي برنامه‌نويسي و علوم كامپيوتري عمر محتوايي و تاريخ مصرف كتابها به سرعت منقضي مي گردد.
‌ه. ميزان استفاده: با بررسي تعداد دفعات استفاده و يا به امانت رفتن يك كتاب مي توان دريافت كه چه كتابهايي بسيار كم استفاده و يا بي استفاده بوده و واجد شرايط وجين هستند. برای این کار میتوان محدوده زمانی سه سال را در نظر گرفت و کتابی که به مدت سه سال استفاده نشده است بهتر است از مجموعه خارج شود.
تبصره 1- در كليه حالات ماده 4، وجود حداقل دو نسخه از كتب تخصصي ضروري است.
ماده ۵- نيروي انساني
كتابداران هر بخش بهترين افراد جهت انجام وجين هستند، زيرا اولاً بيشتر از سايرين با مجموعه خود آشنا هستند، ثانياً بهتر از ديگران از نيازهاي مراجعين خود آگاه‌اند.
ماده ۶- روش كار
كتابدار موظف است بصورت ساليانه، به منظور بازكردن فضا براي كتابهاي جديد و روزآمد نمودن مجموعه خود بر اساس معيارهاي برشمرده و به ترتيب رده هاي موضوعي، مجموعه را بررسي و عمل وجين را انجام دهد. در پايان كار وجين، بايد كتابهاي وجين شده به وسيله هياتي مركب از چند نفر از كتابداران متخصص کتابخانه مورد بررسي قرار گيرد تا چنانچه كتابي استثنائي تشخيص داده شد به مجموعه بازگردانده شود.

ماده ۷- مراحل پس از وجين
پس از آنكه معلوم شد چه كتابهايي بايد وجين شده و از مجموعه كتابخانه خارج شود، صورتجلسه‌اي با امضاي مسئول بخش كتابخانه، مدير كتابخانه و ديگر كساني كه مسئوليتي در اين مورد دارند، تهيه و به امضاي افراد برسد و در آن سرنوشت كتابها (به صلاحديد افراد) نوشته مي شود. مانند اهداء و مبادله با ديگر كتابخانه ها. (ذكر شماره ثبت، عنوان كتاب، نام نويسنده و ديگر مشخصات كتاب ضروري است). پس از انجام وجین فیزکی منابع، باید لیست کتابهای وجین شده در اختیار بخش سازماندهی قرار گیرد تا از نرم‌افزار کتابخانه نیز به صورت الکترونیکی وجین شوند.
تبصره 2- لازم است مسئول كتابخانه فهرستي از كتاب‌هاي وجين شده را با امضاي همه افراد در بايگاني كتابخانه نگاهداري كرده و همچنين در دفتر ثبت كتابخانه، (یا در نرم‌افزار کتابخانه)كتاب‌هاي وجين شده را همراه با تاريخ وجين مكتوب نمايد.

 اين آيين‌نامه با بهره‌گيري از معيارهاي علمي رايج به عنوان يك راهنما برای وجين مجموعه كتابخانه در 7 ماده و دو تبصره تهيه شده است.

 
(تاريخ درج 1401/1/21 آخرين بروزرساني 1401/1/21)
فایلهای پیوست
فهرست